「使いにくい物は使わない」って当たり前だけど見落としやすいよね という話

こんにちは。じゅけいです。

最近、借金玉さんの『発達障害の僕が「食える人」に変わった すごい仕事術』を読んでいます。

良い本ですよね。

私は発達障害とはされていませんが、お世辞にも器用なタイプとはいえず、色んな人に「どんくさい」とか「とろい」とかよく言われる社会生活苦手マンなので、諸々参考になっております。

この本の1章では、発達障害の著者が社会生活を円滑に送るために活用しているハックが紹介されています。ここで紹介されるハックには「ぶっこみ」「一覧性」「一手アクセス」という共通した3原則があります。

要は、「物や情報が散らばってたり、見えない場所にあったり、使いやすい場所にないと無くすし忘れるよね。物や情報は見やすいところに一箇所にまとめてつかいやすいところに置いておこうね。」という話です。（多分）

個人的にはこれすごい「わかる！！！！」ってなった部分です。

私は仕事を効率的に行うための仕組み、方法を考えるのが好きです。

最も典型的なのはスケジュールとタスクの管理。

手帳、スマホのカレンダー、付箋など色々なツールを用いて、いかに整理された形でスケジュールとタスクを管理できるかを考えていました。

ただ最近気づいたんですが、時間かけて考えた仕組みって結局うまく運用できないんですよね。

時間かけて考えたスケジュール、タスク管理って、時間かけて考えただけあって、きちんと実行するとすごい使いやすい状態で情報まとまるんですよ。

しかし、これ大抵「めんどくさい」

例えばよくある管理方法として、タスクや予定の種類によって、ペンの色や書く紙を変えるというものがあります。

これをやるとなると、まずタスクや予定を分類しなければいけません。3通りくらいならいいんですが、10通り以上のとても細かい分類がされていたとしたら、絶対判断に迷う物がでてきてめんどくさい。

そしていざ分類したら、色んなペンで色んな所に情報を書くことになって更にめんどくさい。

その結果、分類が決まり切らないとか、時間がないとか、そういう理由で情報をそもそも紙などに書かなくなる。

そして、情報を書かないものだから忘れる。そしてタスクを締切り直前に気づいて超焦ったり、すっぽかして怒られたり...本末転倒もいいところです。

実際にこの罠にはまって失敗したのが就活のスケジュールとタスク管理です。

就活では説明会の記録、エントリーシートのアウトライン、履歴書提出日とか面接日の管理など、書くべき情報、タスク、予定は大量にあります。就活最盛期は繁忙期の社会人くらい管理する情報がありますよね。

こういった大量の情報を整理する必要があるぞと知った私はルーズリーフに一旦情報を書き、これをうまく上記のカテゴリ毎に分け、更に説明会の記録は日付と会社を整理して、それぞれ異なるファイルにいれることにしました。

 そして、B6サイズのルーズリーフと、それを納めるファイルを何冊か買って、「さあかかってこい就活！」と就活に臨みました。

しかし、就活は当初の私の想定以上に忙しく、毎日毎日説明会に追われて記録が増え、ESもたくさん提出するからアウトラインのメモ書きも予想を超えるペースで増えていきました。その結果、ルーズリーフの整理が全くできず、何かの情報を探すのにファイルを2～3冊ばーっと見返して見つけるという見るも無惨な状況になりました。

また、「この情報はこのファイルAにあるな。」と思ってファイルAだけ持っていったら実はファイルBに入ってた。みたいなことも起こりました。

このときはいくら不格好でも、ちょっと見辛くなっても、カテゴリ分けとか会社を揃えるとか考えずにひたすら時系列順にノートに書くくらいの方が逆に探しやすかったでしょう。

とりあえず書いた時期さえ覚えておけば情報の場所は目星がつきますし、探す書類も1冊ですみますから。それにノートの方がファイルより断然軽いです。

便利なシステムとか方法を考えてるときって「こうすれば超見やすいじゃん！俺天才～」ってなれるので楽しいですが大抵使わなくなります。

それなら多少確認はしにくくても、使いやすい仕組みの方が、確実に使うので有用です。

このことは自分が自分のために使うシステムや仕組みはもちろんのこと、他人に使ってもらうためのシステムや仕組みを考える際に特に有用だと思います。

使う側の立場を考えないと、「俺天才～」と思いながら超絶使いにくい仕組みを作り出すということになりかねないです。ちなみに私はこの失敗もしました。

仮に自分が複雑な仕組みをうまく運用できる几帳面な人だとしても、その几帳面さを周りのみんなが持ち合わせていることはまずありません。気をつけていきたいですね。

おしまい。